Jak ograniczyć nieobecności w studiu pilates

Studio pilates ma inny problem z nieobecnościami niż duży klub fitness. Grupa liczy zwykle sześć do ośmiu osób, sprzęt jest drogi, a wolnego miejsca nie da się po prostu dostawić z ulicy. Gdy ktoś nie przyjdzie bez zgłoszenia, miejsce przepada, mimo że lista rezerwowa mogłaby je wypełnić. Automatyzacja polityki nieobecności rozwiązuje to bez angażowania recepcji w każdą pojedynczą sytuację.

Jak dziś radzą sobie studia pilates

Większość studiów ma jakąś politykę nieobecności: zgłoszenie do określonej godziny przed zajęciami, kaucja albo potrącenie z karnetu za niezgłoszoną nieobecność, czasem limit liczby takich sytuacji w miesiącu. Sama polityka zwykle ma sens, jest sprawdzona. Problem leży w tym, jak jest wykonywana: zgłoszenia przyjmowane przez wiadomości prywatne o różnych porach dnia, ręczne sprawdzanie, czy ktoś zdążył zgłosić się przed ustaloną godziną, i osobne pilnowanie, komu jeszcze przysługuje zwrot albo odrobienie.

To działa, dopóki instruktorka prowadzi jedną grupę dziennie. Przy kilku salach, kilku instruktorkach i różnych typach zajęć, macie, reformerze, sesjach indywidualnych, ręczne pilnowanie zaczyna generować błędy. Ktoś traci prawo do zwrotu, bo zgłoszenie wysłane wieczorem umknęło. Zwolnione miejsce nikogo nie wypełnia, bo nikt nie zdążył o nim poinformować listy rezerwowej.

Jak system rezerwacji automatyzuje politykę nieobecności

W Zyko.pl klientka zgłasza nieobecność samodzielnie w aplikacji, a system automatycznie stosuje regulamin, który wcześniej skonfigurowałaś: czy to termin graniczny na zgłoszenie, czy zasady potrącenia z karnetu. Nie musisz pamiętać, kto zgłosił się przed czasem, a kto po, bo system rejestruje moment zgłoszenia i stosuje właściwą zasadę bez Twojego udziału.

Równie ważny jest mechanizm zapobiegawczy: płatność z góry przy zapisie. Klientka, która już zapłaciła za zajęcia, rzadziej rezygnuje bez zgłoszenia niż w modelu, w którym płaci się na miejscu i brak konsekwencji finansowej sprzyja spontanicznej rezygnacji.

Gdy zwolni się miejsce, przez zgłoszoną nieobecność albo rezygnację, system automatycznie powiadamia pierwszą osobę z listy rezerwowej, z określonym czasem na potwierdzenie. Miejsce na reformerze nie stoi puste, a Ty nie musisz nikogo obdzwaniać.

Co dzieje się z pieniędzmi, gdy klientka jednak odwoła

Zgłoszona w terminie nieobecność zwykle oznacza zwrot środków. Zamiast odsyłać je na kartę, gdzie zajmuje to kilka dni roboczych, możesz skierować je do wirtualnego portfela klientki, ważnego wyłącznie w Twoim studiu. Ten mechanizm opisujemy dokładnie w artykule o portfelu klubowym w studiu pilates.

Ten poradnik jest częścią naszego przewodnika o automatyzacji nieobecności i rozliczeń MultiSport w studiu pilates.

Zacznij od jednego grafiku

Nie musisz od razu wdrażać całej polityki nieobecności dla wszystkich zajęć naraz. Skonfiguruj ją najpierw dla jednej grupy, zobacz jak reagują klientki, i rozbuduj na resztę grafiku, gdy będziesz zadowolona z efektu. Możesz to sprawdzić w bezpłatnym, 14-dniowym okresie próbnym Zyko.pl, bez karty kredytowej.