Zapisy online w przedszkolach: 189 dzieci w 22 dni

Jedna prowadząca, 6 przedszkoli i 15 grup rytmiki. W 22 dni rodzice sami zapisali na zajęcia dodatkowe 189 dzieci, a 90% opłat za pierwszy miesiąc wpłynęło przed terminem, bez jednego przypomnienia. Tak wyglądało przejście na zapisy online w Zabawach z Panią Nutką.

Jedna prowadząca, 6 przedszkoli, 15 grup

Zabawy z Panią Nutką to muzyczne zajęcia rytmiczne dla przedszkolaków z gminy Biesiekierz. Prowadzi je jedna instruktorka. Zajęcia odbywają się w 6 przedszkolach, w 15 grupach po 30 minut, od poniedziałku do czwartku rano.

• Opłata miesięczna, płatna do 10. dnia miesiąca.
• 12 grup od października do lutego, 3 grupy od października do czerwca.
• Rodzic zapisuje dziecko na cały okres, a nie na pojedyncze zajęcia.

To typowy model zajęć dodatkowych w przedszkolu: prowadzący spoza placówki, kilka przedszkoli, wiele grup i rodzice, których prowadzący na co dzień nie spotyka.

Zapisy i opłaty za zajęcia dodatkowe w kilku przedszkolach naraz

Prowadzący zajęcia dodatkowe w przedszkolach ma problem, którego nie zna szkoła z własną salą: prawie nie widuje rodziców. Dziecko chodzi na zajęcia w czasie pobytu w przedszkolu, a rodzic odbiera je dopiero po południu.

Przed Zyko.pl rodzice płacili tradycyjnym przelewem albo gotówką. Każdego miesiąca prowadząca sama ustalała, kto zapłacił, a kto nie, i dopasowywała przelewy oraz wpłaty gotówkowe do konkretnych dzieci. Najwięcej czasu zabierała weryfikacja. Rodzice często mówili, że już zapłacili, a potwierdzenie tego w wyciągach i notatkach z wpłat gotówkowych było trudne.

Przy 15 grupach w 6 przedszkolach to co miesiąc godziny pracy, za które nikt nie płaci.

Od założenia konta do startu zajęć w 3 tygodnie

Grupy trafiały do systemu etapami, w miarę jak prowadząca ustalała grafik z kolejnymi przedszkolami. Od pierwszego zapisu rodzica do startu zajęć minęło 11 dni.

Wyniki po pierwszym terminie płatności

Dane z systemu z 12 października 2026 roku, dwa dni po pierwszym terminie płatności:

Część dzieci zapisano już po 10 października. Ich pierwsze opłaty nie wchodzą do tych wyliczeń.

Rodzice zapisują dzieci wieczorami i w weekendy

W pierwszych tygodniach 51% zapisów przyszło po 16:00, co czwarty po 20:00, a 18% w weekend. To godziny, w których prowadząca nie siedzi przy telefonie. Rodzic zapisuje dziecko wtedy, kiedy ma na to czas, a system pilnuje limitu miejsc w grupie i od razu wysyła potwierdzenie. 38% rodziców w ogóle nie zakładało hasła, tylko zalogowało się kontem Google.

Zapis i płatność w jednym kroku

Po wybraniu grupy rodzic od razu płaci za pierwszy miesiąc, na przykład BLIKiem. W pierwszych tygodniach 78% płacących zrobiło to w ciągu 10 minut od zapisu, a 7 rodzin zapłaciło z góry za kilka miesięcy. Dlatego 90% opłat za październik wpłynęło, zanim minął termin.

Automatyczne przypomnienie zamiast telefonów

Do 17 rodziców, którzy nie mieli jeszcze opłaconej raty, system sam wysłał przypomnienie z kwotą i terminem płatności. 9 z nich zapłaciło w ciągu 2 dni. Prowadząca nie wysłała ani jednego przypomnienia ręcznie.

Na 12 października nieopłaconych zostało 8 ze 165 rat, czyli 5%. Kolejne przypomnienia wyjdą automatycznie, a w panelu prowadząca widzi, kto zalega, i jednym kliknięciem może wysłać przypomnienie.

Dla kogo sprawdzi się ten model

Ten sam schemat działa u każdego, kto prowadzi zajęcia dodatkowe w przedszkolach lub szkołach: angielski, logopedię, taniec, robotykę, szachy albo zajęcia sportowe. Łączy je kilka placówek, wiele grup, stała opłata miesięczna lub semestralna i rodzice, których nie spotykasz osobiście.

• Grupy z limitami miejsc w różnych przedszkolach w jednym panelu.
• Zapis i płatność w jednym kroku, bez przelewów do ręcznego sprawdzania.
• Raty miesięczne z automatycznymi przypomnieniami.
• Powiadomienia dla rodziców o zmianie terminu lub godziny zajęć.

Jeśli dopiero planujesz przejście na zapisy online, zacznij od poradnika jak uruchomić zapisy online na zajęcia dla dzieci. Sprawdź też, jak działa system zapisów na zajęcia dla dzieci w Zyko.pl. Możesz zacząć od darmowego planu START albo przetestować pełną wersję przez 14 dni, bez podpinania karty.